Informativa Privacy

1. Premessa e ruoli (titolare / responsabile)

La presente Informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.lgs. 196/2003 e descrive il trattamento dei dati personali degli Utenti della piattaforma DominiaPro.

DES-DON S.R.L.S. assume, a seconda del trattamento, due distinti ruoli:

• Titolare autonomo del trattamento – per i trattamenti relativi alla gestione dei rapporti con gli Utenti (registrazione, account, verifica dell’identità, fatturazione, sicurezza) e, in particolare, per la verifica del candidato inquilino mediante consultazione di banche dati e fonti pubbliche, di cui DES-DON determina finalità e mezzi;
• Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) – per i dati che il Locatore inserisce e gestisce autonomamente nel fascicolo digitale dell’immobile e nella chat (inclusi i dati dell’Inquilino), rispetto ai quali il Locatore è titolare del trattamento e DES-DON si limita a fornire l’infrastruttura tecnologica, operando secondo le istruzioni del Locatore di cui all’accordo ex art. 28 contenuto nel Contratto specifico per il Locatore.

Quando la Piattaforma collega un immobile a un Utente diverso dal proprietario, i dati del proprietario e quelli del conduttore sono comunicati a tale Utente in esecuzione del mandato o dell’incarico conferito, previa conferma del collegamento da parte del proprietario. Quando l’Utente usa la Piattaforma per immobili di terzi, in forza di mandato o incarico del proprietario (ad esempio un’agenzia o un amministratore), l’Utente è titolare autonomo del trattamento dei dati dei proprietari e dei conduttori che inserisce, risponde della liceità della loro raccolta e delle informative rese, e DES-DON resta responsabile del trattamento per suo conto ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Titolare: DES-DON S.R.L.S., Viale Luigi Majno 10, 20129 Milano (MI), C.F./P.IVA IT14747950963. Contatti per la privacy: PEC desdonsrl@pec.dominiapro.com.

Non è stato designato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendone i presupposti obbligatori; l’eventuale futura designazione sarà indicata in questa sede.

2. Categorie di dati trattati

In relazione ai Servizi, DES-DON tratta in particolare:

• dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo, e-mail, telefono);
• dati relativi al documento d’identità e immagini dello stesso, raccolti nell’ambito della verifica dell’identità;
• dati di affidabilità e solvibilità desunti da banche dati e fonti pubbliche, nell’ambito della verifica del candidato inquilino (es. protesti, informazioni creditizie, dati camerali);
• dati relativi agli immobili e alla locazione (catastali, contrattuali, economici, utenze, scadenze);
• contenuti delle comunicazioni in chat e documenti caricati;
• dati di pagamento e fatturazione (gestiti tramite Mollie; DES-DON non conserva i dati completi degli strumenti di pagamento);
• dati tecnici e di navigazione (log, indirizzo IP, identificativi tecnici), secondo la Cookie Policy.

3. Finalità e basi giuridiche

Finalità

Base giuridica

Ruolo DES-DON

Registrazione, gestione account ed erogazione dei Servizi

Esecuzione del contratto (art. 6.1.b)

Titolare

Verifica dell’identità degli Utenti (Didit)

Esecuzione del contratto e obbligo di adeguata verifica/sicurezza (art. 6.1.b e 6.1.f)

Titolare

Verifica del candidato inquilino su banche dati e fonti pubbliche

Legittimo interesse del Locatore e di DES-DON alla prevenzione del rischio, bilanciato con i diritti dell’interessato (art. 6.1.f); ove richiesto, consenso

Titolare

Gestione del fascicolo, chat e documenti inseriti dal Locatore

Esecuzione del contratto tra Locatore e interessato; trattamento per conto del Locatore

Responsabile (per conto del Locatore)

Fatturazione e adempimenti contabili e fiscali

Obbligo legale (art. 6.1.c)

Titolare

Sicurezza della Piattaforma e prevenzione frodi

Legittimo interesse (art. 6.1.f)

Titolare

Comunicazioni di servizio

Esecuzione del contratto (art. 6.1.b)

Titolare

Newsletter e comunicazioni promozionali

Consenso (art. 6.1.a)

Titolare

Il conferimento dei dati necessari all’erogazione dei Servizi è obbligatorio: il rifiuto comporta l’impossibilità di fruire dei Servizi. Il conferimento per finalità promozionali è facoltativo.

4. Verifica del candidato inquilino e processo decisionale

4.1 Nell’ambito della verifica del candidato inquilino, DES-DON elabora informazioni provenienti da banche dati e fonti pubbliche e restituisce un report e un esito di rischio (basso/medio/alto). Tale esito ha natura di strumento di supporto: la decisione sulla conclusione del contratto di locazione è assunta esclusivamente dal Locatore.

4.2 Non sono adottate decisioni unicamente automatizzate produttive di effetti giuridici sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR: l’esito è sempre rimesso alla valutazione umana del Locatore.

4.3 Ove la verifica riguardi dati di un soggetto terzo (il candidato inquilino), l’informativa a tale soggetto è resa anche per il tramite del Locatore, che garantisce di disporre di idoneo titolo; DES-DON rende comunque disponibile la presente Informativa agli interessati.

4-bis. Locazioni turistiche brevi: ospiti e adempimenti

4-bis.1 Nelle locazioni turistiche brevi il Locatore è titolare del trattamento dei dati degli ospiti; DES-DON tratta tali dati quale responsabile, per suo conto, salvo il trattamento biometrico di cui al punto 4-bis.2, rispetto al quale opera sulla base del consenso dell’interessato.

4-bis.2 Verifica dell’identità dell’ospite. Su richiesta del Locatore, gli ospiti del soggiorno — e in ogni caso chi sottoscrive il contratto — sono invitati a una verifica dell’identità che comprende la lettura del documento di riconoscimento, la lettura del microchip presente nel documento ove disponibile, il confronto tra l’immagine del volto e la fotografia del documento e un controllo di presenza dal vivo. Il confronto del volto comporta il trattamento di dati biometrici ai sensi dell’art. 9 del GDPR: il trattamento avviene sulla base del consenso esplicito dell’interessato, raccolto prima dell’avvio della verifica, ed è eseguito da un fornitore specializzato nominato responsabile. In mancanza di consenso l’identità può essere verificata con modalità tradizionali, senza pregiudizio per il soggiorno. Le immagini e i modelli biometrici sono conservati dal fornitore per il tempo strettamente necessario alla verifica; alla Piattaforma sono comunicati l’esito e i dati anagrafici estratti dal documento.

4-bis.3 Comunicazione alla pubblica sicurezza. Anche per questo trattamento DES-DON opera quale responsabile per conto del Locatore, che resta il soggetto obbligato: la Piattaforma compone e trasmette la comunicazione su comando del Locatore e con le credenziali di quest’ultimo. I dati identificativi degli ospiti (generalità, data e luogo di nascita, cittadinanza, estremi del documento) sono trasmessi al Portale Alloggiati della Polizia di Stato in adempimento di un obbligo di legge (art. 109 T.U.L.P.S.), con le credenziali del gestore della struttura. La ricevuta della trasmissione è conservata nel fascicolo del soggiorno quale prova dell’adempimento.

4-bis.4 Portali di prenotazione. Lo scambio dei calendari con i portali avviene mediante file di calendario. DominiaPro trasmette ai portali le sole date occupate, senza alcun dato dell’ospite. In senso inverso, i file dei portali contengono normalmente le sole date, ma il portale può inserire nel titolo o nella descrizione dell’evento un riferimento alla prenotazione: tale testo viene importato e conservato nel calendario dell’immobile, dove è visibile al solo Locatore, e non è utilizzato per altre finalità.

4-bis.5 Imposta di soggiorno. Ove il regolamento comunale lo preveda, i dati necessari alla dichiarazione dell’imposta sono trattati dal Locatore in adempimento di un obbligo di legge; DES-DON fornisce gli strumenti di calcolo e di registrazione.

5. Destinatari e sub-fornitori (responsabili e ulteriori soggetti)

I dati possono essere trattati, per conto o su incarico di DES-DON, dai seguenti soggetti, nominati responsabili del trattamento ove operino per conto di DES-DON, oppure quali autonomi titolari ove la legge lo preveda:

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile su richiesta ai recapiti del Titolare. I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per finalità commerciali proprie.

6. Trasferimenti extra-SEE

6.1 I trattamenti avvengono di regola all’interno dello Spazio Economico Europeo. Ove singoli fornitori comportino trasferimenti verso Paesi terzi, gli stessi avvengono in presenza di adeguate garanzie ai sensi del Capo V del GDPR (in particolare decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali tipo della Commissione europea). Per l’attività di Didit, l’operatività contrattuale è riferita ad Unione europea, Spazio Economico Europeo, Regno Unito, Svizzera e America Latina, con adozione delle garanzie applicabili.

7. Periodo di conservazione

7.1 I dati non sono conservati tutti per lo stesso tempo: ciascuna categoria è conservata per il periodo necessario alla finalità per cui è trattata, secondo i criteri che seguono.

• Account e dati di registrazione: per la durata del rapporto e per 12 mesi dalla chiusura dell’account, per la gestione del rapporto e delle richieste successive.
• Documenti fiscali e contabili (fatture, corrispettivi): 10 anni dalla registrazione, per obbligo di legge (art. 2220 c.c. e normativa fiscale).
• Contratti generati, verbali e allegati: 10 anni dalla cessazione del contratto di locazione, per esigenze probatorie e di difesa in giudizio.
• Esiti della verifica del candidato inquilino: 24 mesi dalla produzione del report, salvo contenzioso in corso.
• Esiti della verifica dell’identità: 12 mesi dall’esito, salvo obblighi antiriciclaggio applicabili, quale prova dell’avvenuta verifica.
• Dati degli ospiti delle locazioni turistiche brevi e relative ricevute di trasmissione: 5 anni dalla trasmissione, salvo diverso termine di legge, quale prova dell’adempimento verso la pubblica sicurezza.
• Registri di accesso e di sicurezza: 12 mesi, per la sicurezza della Piattaforma.
• Comunicazioni di assistenza: 24 mesi dalla chiusura della richiesta, per la gestione dei reclami.

7.1-bis I dati trattati da DES-DON per conto del Locatore (fascicolo digitale, chat, documenti caricati dal Locatore) sono conservati secondo le istruzioni di quest’ultimo e, al termine del servizio, cancellati o restituiti secondo l’accordo ex art. 28, fatti salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge a carico di DES-DON. In caso di sospensione del servizio per mancato pagamento, i dati restano disponibili per l’esportazione per trenta giorni e sono quindi cancellati in via definitiva.

7.2 I dati trattati sulla base del consenso (es. newsletter) sono conservati fino alla revoca del consenso o all’opposizione.

8. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei limiti di legge, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione (artt. 15-22 GDPR), nonché revocare i consensi prestati. Ove DES-DON agisca quale responsabile per conto del Locatore, le richieste sono inoltrate al Locatore o gestite in coordinamento con esso.

Le richieste si inviano a privacy@dominiapro.com oppure, per chi preferisce un canale con valore formale, alla PEC desdonsrl@pec.dominiapro.com. Non è necessario disporre di una casella PEC per esercitare i propri diritti. L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Misure di sicurezza

DES-DON adotta misure tecniche e organizzative adeguate (controllo accessi, cifratura in transito, tracciamento delle attività, backup e procedure di gestione degli incidenti) per proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita o distruzione, in conformità all’art. 32 GDPR.

10. Modifiche

La presente Informativa può essere aggiornata. La versione vigente è sempre disponibile sulla Piattaforma con indicazione della data di efficacia.